1 ) Genel Sekreterlik

Görev ve Yetkileri
• Odanın idari işlerini, iç çalışmalarını ve yazı işlerini düzenlemek ve yönetmek.
• Odalarca verilecek belgeleri düzenlemek ve bu belgelerin düzenlenmesine esas olacak bilgilerin toplanmasını sağlamak.
• Organ toplantılarının gündemine ilişkin hazırlık yapmak, toplantı davetiyelerinin ve gündeminin üyelere zamanında gönderilmesini sağlamak, bu toplantılara ait tutanakları düzenlemek, karar özetlerini tutmak, organ toplantılarına ilişkin hazirun cetveli ve devam çizelgelerini tutmak ve karar defterlerini, karar özetlerini ve toplantılar için elektronik cihazlarla yapılan kayıtları muhafaza etmek.
• Oy kullanmamak şartıyla meclis ve yönetim kurulu toplantılarına iştirak etmek.
• Organlarca alınan kararları takip etmek ve sonuçlandırmak ve kararların zamanında gereğinin yerine getirilmesini sağlamak.
• Oda personelinin işe alınması, yükselmesi, ödüllendirilmesi, cezalandırılması ve işine son verilmesi konusunda yönetim kuruluna öneride bulunmak.
• Oda personelinin çalışmalarını denetlemek ve personele gerekli emir ve talimatları vermek
• Resen yaptığı harcamaları yönetim kurulunun onayına sunmak ve haftalık harcamalar hakkında yönetim kurulunu bilgilendirmek.
• Aylık mizanı ve aktarma taleplerini, hazırlık bütçesini, gelir tablosunu, kesin mizanı ve kesin hesabı yönetim kuruluna sunmak.
• Demirbaş ve ayniyat kayıtlarının düzenlenmesini ve saklanmasını sağlamak, arşiv malzemelerini muhafaza etmek
• Yayın işlerini yönetmek.
• Oda iç yönergesi taslağını hazırlamak ve yönetim kuruluna sunmak.
• Meclise sunulmak üzere yönetim kurulu tarafından hazırlanacak odanın bir yıl içindeki faaliyeti ve bölgesinin iktisadi ve sınai durumu hakkındaki yıllık raporun tanzimi hususunda gerekli hazırlıkları yapmak.
• Üye kayıtlarının tutulması, güncelleştirilmesi ve silinmesine ilişkin işlemleri mevzuat ve ilgili organ kararları çerçevesinde yürütmek
• Yönetim kurulunca devredilen yetkileri kullanmak
• Bu Yönetmelik ve sair mevzuatla verilen diğer görevler ile mevzuat çerçevesinde meclis, yönetim kurulu veya yönetim kurulu başkanı tarafından verilecek görevleri yapmak.
• Genel sekreter, odaya yükümlülük getirmeyen, resmi makamlarla veya gerçek ve tüzel kişilerle yapılan yazışmalarda, oda organları tarafından alınan kararların yürütülmesine ilişkin hususlarda imzaya yetkilidir.
• Genel sekreter, oda personelinin disiplin ve sicil amiridir.
• Genel sekreter, yönetim kurulunun kararıyla harcama yetkisi dahil görev ve yetkilerinden bir bölümünü her mali yılın ilk ayında yeniden tespit edilmek üzere yardımcılarına/vekalet birimine devredebilir.
• Genel sekreterin görevli veya izinli olduğu sürelerde yardımcılarından biri, yardımcılarının da yokluğunda birim amirlerinden biri yönetim kurulu başkanının onayıyla genel sekreterliğe vekalet eder.
• Herhangi bir nedenle genel sekreter kadrosunun boşalması durumunda yenisi atanıncaya kadar bu kadroya varsa genel sekreter yardımcısı, yoksa bu görevi yürütebilecek nitelikleri haiz oda personelinden biri yönetim kurulu kararıyla vekaleten atanır. Ancak vekalet süresi altı ayı geçemez.
• Şubelerde, genel sekreterin görevleri, şube yönetim kurulunun teklifi üzerine bağlı bulunulan odanın yönetim kurulunca atanan şube müdürü tarafından yerine getirilir. Şube müdürü, bu görevlerin yürütülmesinde genel sekreterin sahip olduğu yetkileri haizdir.

2 ) Ticaret Sicili Müdürlüğü

Görev ve Yetkileri
• Tescil – Başvuruları T.T.K uygun olarak kayıt yapmak.
• Tadil – Hakiki ve hükmi şahısların kayıtlarında oluşan değişiklikleri kanuna uygun olarak yapmak.
• Terkin – Ticari işletmelerin ticareti terk işlemlerini yapmak.
• Tahakkuk – Ticari işletmelerin Tescil, Tadil ve Terkin işlemlerinde harç makbuzlarını saklamak.
• Resmi Yazışma – Tüm Kamu kurum ve kuruluşları ile resmi yazışmalarda bulunmak ve cevaplamak.
• İnceleme Onay – Yapılan başvuruları kanuna uygun şekilde inceleyip onaylamak.
• Dosya Arşiv – Yapılan işlemleri arşivleyip dosyalarda muhafaza etmek.
• Şahısların veya şirketlerin SGK formlarını onaylayıp şirket ortaklık durumlarını açıklayan bilgileri inceleyerek doğruluğunu onaylamak.
• Şirket, Şahıs ve Kooperatiflerin talepleri doğrultusunda gerekli belgeleri (Yetki Belgesi, Taşınmaza Tasarruf Belgesi, İflas ve Konkordato Belgesi, Ticaret Sicil Tasdiknamesi, Ticaret Sicil Gazetesi) düzenlemek.
• Yukarıda yazılan işlemlerin doğruluğunu, onayını ve Ticaret Sicil Personelinin yaptığı işlerin kontrolünü yapmak
• Tüm Ticaret sicil işlemlerinin yürütülmesinden ve onayından sorumludur.
• Çalışma arkadaşları ile ekip ruhu çerçevesinde çalışmaktan sorumludur
• Bölümü ile ilgili olarak Yasal mevzuatların uygulanmasından sorumludur
• Ticaret sicil müdürlüğü Ticaret Sicil Yönetmeliğinin 7.maddesinin 6.fıkrasına uygun olarak hareket eder.

3) Üye Sicili

Görev ve Yetkileri
• Odanın kurumlar ile karşılıklı bilgi alış-verişini dokümantasyon halinde sağlamak.
• Muamelat servisinde üyelerin rutin (SGK, Belge vs.) işlemlerini gerçekleştirmek.
• Mevzuata göre Oda’ya kaydolması gereken gerçek ve tüzel kişileri takip ve tespit etmek. Bunların kayıt işlemlerini yürütmek.
• Üyelerin gruplandırılması ve derecelendirilmesi için hazırlık çalışmalarını tamamlamak. Bu konuda Yönetim Kurulunca alınan kararlara göre gerekli işlemleri yapmak.
• Üyelerin sicil dosyalarını düzenlemek ve saklamak. Sicil defterlerini tutmak. Üyelerin durumlarındaki değişiklikleri takip ve tespit ederek gerekli işlemleri yapmak.
• Üyelerin unvanlarını alfabetik sıra içinde ve meslek gruplarına göre tasnif etmek.
• Üyelerin talep edeceği faaliyet belgesi, sicil kayıt sureti, ihale durum belgesi, yerli istekli belge, meslekten men edilmediğine dair belge vs. sicil kayıtlarına dayanan belgeleri ve diğer belgeleri hazırlamak
• Kayıtlarının silinmesi ve borçlarının terkini gereken üyeleri tespit etmek,
• Meslek Komitelerinin seçilmesi dönemlerinde seçim işlerinin aksamadan yürütülmesini sağlayacak gerekli hazırlık çalışmalarını yapmak.
• Üyelerin SGK ile ilişkileri dolayısıyla talep edeceği formları sicil kayıtlarına uygun olarak hazırlamak.
• Tüm Kamu kurum ve kuruluşları ile resmi yazışmalarda bulunmak ve cevaplamak.
• Yapılan işlemleri arşivleyip dosyalarda muhafaza etmek
• Genel Sekreterlikçe verilen diğer işleri yapmak.
• Rayiç (Fiyat Araştırması) tespiti yapmaktan sorumludur
• İhtiyaç durumlarında çalışma arkadaşlarına yardımcı olur
• Çalışma arkadaşları ile ekip ruhu çerçevesinde çalışmaktan sorumludur
• Yönetim Kurulu isteği doğrultusunda rapor sunar
• Bölümü ile ilgili olarak Yasal mevzuatların uygulanmasından sorumludur

4) Muhasebe

Görev ve Yetkileri
• Üyelerin kayıt ücreti ve yıllık aidatlarının tahsil edilmesi ile ilgili işlemleri yapmak ve bu aidatların ait oldukları yıllar içinde tahsil edilmesini sağlamak ve zaman aşımına uğramaması için gerekli tedbirleri almak.
• Oda’nın her türlü alacak ve haklarını takip etmek ve bunların tahsil işlerini yürütmek.
• Mevzuata ve Meclis kararlarına göre tahakkuk edecek çeşitli Oda gelirlerini tahsil etmek ve bunlarla ilgili icra işlerini yürütmek ve takip etmek.
• Yıllık Aidat ve Munzam Aidat ihbarnamelerinin üyelere tebliğ edilmesini, makbuz karşılığında tahsilat yapılmasını ve bulunmayan üyelerin adreslerinin araştırılarak tespit edilmesini sağlamak.
• Kendisine havale edilen fişlere göre tahsilat ve tediyeyi yapar.
• Her gün mesai saati sonunda kasa sayımı yaparak kasa raporunu tanzim ederek Muhasebe Biriminin tetkik ve imzasını müteakip Genel Sekreterliğin tasvibine sunar.
• Kasada Yönetim Kurulunca tespit edilecek miktarda parayı muhafaza eder.
• Üyelere ait belgelerin düzenlenmesinden sorumludur
• Üye aidatlarının tahsilatından sorumludur
• Genel Sekreterlikçe verilen diğer işleri yapar.
• Birlikçe hazırlanan Muhasebe Yönetmeliğine uygun olarak, Oda’nın varlık, borç ve alacak durumlarının ve değişikliklerinin tespit edilmesi, değerlendirilmesi ve sonuçlarının belirtilmesini sağlayacak esaslara göre muhasebe kayıtlarını tutmak.
• Yıllık Bütçe, kesin hesap ve bunlara ilişkin raporlar ile aylık mizan cetvellerini hazırlamak, tahsilatı biten veya bitmek üzere olan bütçe fasıl ve maddeleri arasında yapılacak aktarma tekliflerini hazırlamak.
• Sarfiyatın bütçeye, mevzuat ve bu Yönetmelik hükümleri ile Meclis ve Yönetim Kurulu kararlarına uygun olarak yapılması için tediye fişlerini düzenlemek, bu fişlere göre ödemeleri yapmak ve gerekli belgeleri saklamak.
• Oda’yı temsilen toplantılara katılacak olanların seyahatleri ile ilgili bilet temini, sigorta, yollukların tahakkuku ve mahsubu gibi işleri yapmak.
• Bina, tesisat ve demirbaşların muhafazası, bakımı ve onarımı için her türlü tedbirleri almak, demirbaş kayıt defteri tutmak ve kayıttan düşecekler için Genel Sekreterliğin onayını alarak gerekli işlemleri yapmak.
• Maaş Bordrolarını hazırlamak, vergi ödemelerini takip etmek, emekli sandığı primlerini, işsizlik sigortalarının takibinden sorumludur.
• Oda’nın gelir ve giderleri ile ilgili diğer bütün işleri Kanun, Tüzük ve Yönetmeliklerine göre yürütmek.
• İhtiyaç durumlarında çalışma arkadaşlarına yardımcı olur
• Çalışma arkadaşları ile ekip ruhu çerçevesinde çalışmaktan sorumludur
• Bölümü ile ilgili olarak Yasal mevzuatların uygulanmasından sorumludur
• Genel Sekreterlikçe verilen diğer görevleri yapar.

5) Basın-Yayın Halkla İlişkiler

Görev ve Yetkileri
• Odanın basın ile olan koordinasyonunu sağlar tüm etkinliklerin basına duyurulmasını sağlar.
• Aylık veya 2 Aylık Bülten çıkarır.
• Oda-üyeler arasında odanın misyon ve vizyon tanıtmaya ve beklentileri oda bünyesine aktarmak için bir köprü görevi görür
• Çeşitli konularda seminer, konferans gibi toplantılarda görev alır ve organizasyon yapar.
• Meslek Komiteleri Toplantıları ile ilgili çalışmalarda görev alır.
• Odanın düzenleyeceği dergiyi hazırlar ve tedarikçileri koordinasyonu sağlar.
• Günlük gazeteleri ve haber sitelerini takip eder ulusal ve Bölge ölçeğinde önemli haberleri raporlandırır.
• Basın bülteni açıklar ve basında yer almasını sağlar ve takip eder.
• Basın arşivini oluşturur.
• Basına verilmesi gereken ilanları organize eder.
• Tüm Organizasyonlarda katılımcı listesi ve kaydını alır.
• Eğitimlerdeki katılımcı listelerini ve eğitimci değerlendirme formlarının doldurulmasını sağlar.
• Odaya gelen ve üyeleri ilgilendiren veya üyelerin bilgi sahibi olması gereken yazıları sadece Web sayfasına değil,e-mail veya faksla da üyelere ulaştırmak.
• Başkanın veya yardımcılarının toplantılarda yapacakları konuşmaları/sunumları hazırlar.
• Toplantılarda yapılan tüm konuşma metinlerine ulaşır ve dosyalar. sonuç raporu hazırlar.
• Oda tanıtım faaliyetlerinden sorumludur
• Sergi ve Fuarları takip ederek üyelere duyurur.
• İhtiyaç durumlarında çalışma arkadaşlarına yardımcı olur
• Çalışma arkadaşları ile ekip ruhu çerçevesinde çalışmaktan sorumludur
• Yönetim Kurulu isteği doğrultusunda rapor sunar
• Genel sekreterin vermiş olduğu diğer işleri yapar.
• Bölümü ile ilgili olarak Yasal mevzuatların uygulanmasından sorumludur.

6) Bilgi İşlem

Görev ve Yetkileri
• İnternet sitesinin genel yapısındaki değişikliklere hakim olmak ve gerektiği sürece değişiklikleri yapmak,
• İnternet sitesi üzerinden güncel haberleri, duyuruları yayınlamak,
• İnternet sitesinin bağlı bulunduğu server ile ilgili bakım çalışmasını yapmak,
• Bilgisayar veya ofis malzemeleri alınması ile ilgili yol göstermek,
• Genel Sekreterlik tarafından verilecek görevleri yerine getirmek,
• Oda web sitesinin aktif olarak çalışmasını ve güncellenmesi hizmetlerinin düzenli ve kontrollü yürütülmesini sağlamak,
• Bulancak TSO’ya ait evrakları, TOBB Muamelat Yönetmeliğine göre yedeklemek ve arşivlemek,
• Tüm birimlerin bilgisayar ortamındaki bilgi, doküman ve verilerin yedekleme işleminin yapılmasını sağlamak.

7) İnsan Kaynakları

Görev ve Yetkileri
• Oda-üyeler arasında odanın misyon ve vizyon tanıtmaya ve beklentileri oda bünyesine aktarmak için bir köprü görevi görür
• Çeşitli konularda seminer, konferans gibi toplantılarda görev alır ve organizasyon yapar.
• Meslek Komiteleri Toplantıları ile ilgili çalışmalarda görev alır.
• Tüm Organizasyonlarda katılımcı listesi ve kaydını alır.
• Eğitimlerdeki katılımcı listelerini ve eğitimci değerlendirme formlarının doldurulmasını sağlar.
• Odaya gelen ve üyeleri ilgilendiren veya üyelerin bilgi sahibi olması gereken yazıları sadece Web sayfasına değil,e-mail veya faksla da üyelere ulaştırmak.
• Başkanın veya yardımcılarının toplantılarda yapacakları konuşmaları/sunumları hazırlar.
• Toplantılarda yapılan tüm konuşma metinlerine ulaşır ve dosyalar. sonuç raporu hazırlar.
• Üye Memnuniyetinin belirlenmesinde aktif görev alır.
• Üye memnuniyetine ilişkin kayıtlar tutar verilenlerin analizini yapar./yaptırır.
• Oda tanıtım faaliyetlerinden sorumludur
• Sergi ve Fuarları takip ederek üyelere duyurur.
• Oda Stratejik planlama faaliyetlerini yürütmekte görev alır.
• Tüm akreditasyon ve kalite yönetim sistemine ait dokümanlarının hazırlanması çalışmalarında kalite yönetim temsilcileri ile eşgüdümlü çalışır.
• İhtiyaç durumlarında çalışma arkadaşlarına yardımcı olur
• Çalışma arkadaşları ile ekip ruhu çerçevesinde çalışmaktan sorumludur
• Yönetim Kurulu isteği doğrultusunda rapor sunar
• Genel sekreterin vermiş olduğu diğer işleri yapar.
• Bölümü ile ilgili olarak Yasal mevzuatların uygulanmasından sorumludur.

8)Dış Ticaret

Görev ve Yetkileri
• İhracat ve ithalatla ilgili odaya gelen talepler doğrultusunda bilgi ve doküman hazırlamak.
• İhracat ve ithalatla uğraşan sanayicilerimize Euro1, Menşe gibi dolaşım belgelerini vermek, alan firmaları ilgili yerlere kaydetmek.
• Dış ticaret konusunda mevzuatı takip etmek, mevzuat değişikliklerinden Oda yönetimini ve bu konu ile Odaya ulaşan her türlü sınai bilgiyi sanayici, ihracatçı ve ithalatçı işletmelere telefon, faks veya e-mail yoluyla haberdar etmek.
• İhracat istatistiklerini hazırlamak, dosyalamak

9) Yardımcı hizmetler

Görev ve Yetkileri
• Odanın temizlik işlemlerinden birinci derecede sorumludur
• Oda çalışanlarına ve misafirlere çay, kahve vb. sunmak.
• Görevini yerine getirmesi için gerekli olan malzemelerin temin edilmesi, temizlenmesi ve hijyenik şekilde bulundurulmasından sorumludur.
• Akşam herkes çıktıktan sonra odanın kapanmasını kendisi yapar.
• Toplantı, Eğitim vb. çalışmalarda gerekli servisleri yapar.
• İhtiyaç halinde kurum/kuruluşlara gerekli olan evrakların ulaştırılmasını sağlar.
• İhtiyaç olduğunda evrak dağıtım işlerini yapar
• Genel sekreter ve Oda Sicil memuru tarafından hizmetliler arasında iş bölümü yapılır.
• Çalışma arkadaşları ile ekip ruhu çerçevesinde çalışmaktan sorumludur
• İhtiyaç durumlarında çalışma arkadaşlarına yardımcı olur.